Per le aziende, al giorno d’oggi, la rapidità di comunicazione, nonché la sicurezza e l’efficienza, sono i punti cardine per sviluppare ogni business ed evitare di soccombere nello spietato gioco della concorrenza. Infatti, rispetto a qualche anno fa, i tempi sono molto cambiati e anche le piccole realtà si ritrovano a gestire ogni giorno un flusso di dati e conversazioni davvero considerevole.

Proprio per questo motivo, ogni azienda necessita di strumenti informatici all’avanguardia per semplificare le procedure e rendere immediato lo scambio di informazioni e documenti, sia tra i membri di un team che all’esterno dell’organizzazione.

Per rispondere a queste esigenze, è possibile utilizzare Zimbra, ovvero un particolare sistema open source che permette di gestire le mail, gli appuntamenti, la rubrica e di comunicare agevolmente sia con i terzi che con il proprio staff e molto altro ancora.

Le Zimlet

Molto spesso quando si parla di Zimbra si sente parlare dei cosiddetti Zimlet, ma di cosa si tratta esattamente? Quelli che molti conoscono come plugin in Zimbra sono le Zimlet, ovvero le “app” del client, che permettono di utilizzare funzionalità aggiuntive oppure integrare Zimbra con altre applicazioni.

In poche parole, avvalendosi delle Zimlet si può personalizzare il client in base alle esigenze. Di seguito alcuni tra le Zimlet maggiormente utilizzate.

MeeToo

Si tratta di una funzionalità che permette di pianificare un appuntamento, un meeting o un evento in generale, basandosi sulla data e sull’orario più confacente per tutto il team. Infatti, mediante questa Zimlet, si può disporre un sondaggio in modo da fissare quel determinato evento in un giorno e in un orario che sia maggiormente in linea con le esigenze di tutti, nei limiti del possibile ovviamente.

Pec

È una Zimlet che integra il client con la Posta Elettronica Certificata di Aruba. In questo modo è possibile accedere alle caselle PEC utilizzando l’interfaccia di Zimbra, facilitando la procedura, inserendo solo una volta la mail e la password senza dover ripetere più volte la medesima operazione.

Webconf

Anche in questo caso si tratta di una Zimlet di integrazione, che permette di sfruttare le funzionalità della piattaforma di videoconferenze Webex. L’utilizzo è molto semplice: al momento della creazione di un appuntamento nel calendario di Zimbra, con questo Zimlet si può salvare direttamente l’appuntamento come meeting in modo da non dimenticarlo.

Talk

Il Zimlet in questione possiede una funzione che permette di comunicare in maniera diretta con uno o più membri del team, scambiandosi anche file audio e video in pochi istanti. Inoltre, permette di aggiungere partecipanti anche a chat avviata e gestire le conversazioni con una finestra di piccole dimensioni, in modo da non dover lasciare la pagina corrente.

Jumbo Mail

Si tratta di una funzione molto utile per allegare file di grandi dimensioni e inoltrarli via mail a chi si vuole. Infatti, questa zimlet crea un link relativo al file, che consente al destinatario di scaricare il file. Il mittente, può decidere per quanto tempo consentire il download. Al termine del periodo stabilito, poi, il file non è più disponibile, in questo modo si cerca di evitare l’inutile accumulo di file.