In questo articolo vogliamo affrontare la legge di Parkinson. Qualcuno conosce questa legge? Sarebbe opportuno che si conoscesse perché spiega il motivo per cui le nostre organizzazioni, soprattutto nella Pubblica Amministrazione, funzionano male. La teoria alla base di questa legge è quella della piramide crescente che spiega come il lavoro all'interno di un’organizzazione cresca e si espanda in modo da occupare tutto il tempo a disposizione per il suo completamento. Infatti, la legge afferma che se avrò una settimana per espletare una attività, farò in modo di far crescere il lavoro così tanto da metterci almeno una settimana, non un minuto di più. Cyril Parkinson (1909 – 1993), storico navale britannico, osservando l’attività della burocrazia governativa della sua epoca, aveva osservato che più gli apparati burocratici si espandono, più tendono a diventare inefficienti. Parkinson, quindi, applicò questa osservazione a un’ampia varietà di altre circostanze, realizzando che quando le dimensioni di qualcosa aumentano, la sua efficienza diminuisce di conseguenza. Egli scoprì inoltre come anche dei compiti molto semplici potessero acquistare complessità nel caso fosse prolungato il tempo a disposizione per il loro svolgimento. Quindi concluse che quando il tempo assegnato a un’attività diventa più breve, quel compito diventa più semplice e più facile da risolvere. Uno dei postulati della legge di Parkinson afferma che: “Il lavoro si espande in modo da riempire il tempo a disposizione per il suo completamento.” Questo comporta che se hai a disposizione una settimana per portare a termine un determinato lavoro, quel compito richiederà una sola settimana per essere portato a termine. Ma se invece per lo stesso lavoro tu avessi a disposizione due mesi, impiegheresti due mesi per portarlo a termine. Ne consegue che la scadenza imminente spinge a completare un’attività nel tempo che è dato. Se non ci sono tempistiche che vincolano lo svolgimento di un certo lavoro, quel lavoro potrebbe richiedere un tempo indeterminatamente lungo per essere portato a termine. Ulteriore conseguenza di ciò è che più tempo ti dai per finire un lavoro, più quel lavoro richiederà tempo per essere finito. Ne risulta anche una percezione della complessità del compito in relazione al tempo assegnato per completarlo. Se si lavora sempre sotto la pressione di tempistiche molto strette non si ha scelta, bisogna fare il minimo indispensabile per ottenere il lavoro finito. “Se aspettate fino all'ultimo minuto per fare qualcosa, ci vorrà solo un minuto per farla.”. Degli studi su questa materia suggeriscono che quando ci viene assegnata un'attività pensiamo immediatamente a quanto tempo abbiamo a disposizione per portarla a termine, e non a quanto tempo ci serve effettivamente. Questa mentalità si traduce in sprechi di tempo e in flussi di lavoro non efficienti. Il motivo è che sentiamo il bisogno di prenderci tutto il tempo a disposizione per portare a termine un'attività, anche se in realtà ne basterebbe molto di meno. La legge di Parkinson si applica praticamente a tutto. Nessuno ne è immune, fino a quando non la si riconosce e si cerca di combatterla personalmente. L’approccio più corretto per combattere gli effetti della legge di Parkinson è di darsi delle scadenze, e, al fine, di stimare il tempo necessario per un’attività bisogna prendere in considerazione alcuni elementi:

• Comprendere le esigenze del progetto: per determinare il tempo necessario a completare un progetto, è essenziale avere un'idea di massima delle sue esigenze, ciò comporta che bisogna definire un elenco di tutte le attività e sotto-attività del progetto.

• Definire la priorità delle attività: alle singole attività o sotto-attività  bisogna definirne le priorità e decidere quali attività sono più importanti e/o più complesse. Le attività che richiedono più tempo dovrebbero essere in cima all'elenco.

• Decidere chi deve essere coinvolto: se degli elementi del tuo progetto devono essere fatti da più persone, bisogna valutare chi coinvolgere e bisogna farlo in modo tempestivo.

• Valutare il tempo necessario: una volta definite gli elementi essenziali si può passare ad una nuova fase e quindi a definire una stima realistica del tempo necessario al completamento del progetto in relazione ai carichi di lavoro delle persone e al singolo livello di produttività personale.

Combattere gli effetti della legge di Parkinson è fondamentale per riprendersi il controllo del tempo e riuscire a fare più cose riuscendo a coniugare al meglio vita privata con vita professionale. Se si dovesse riuscire a completare le attività prima della scadenza, il tempo extra può essere utilizzato per gestire altro lavoro o più semplicemente fare una pausa. L'obiettivo è quello di essere più efficienti, non di lavorare troppo.

“Il lavoro si espande fino ad occupare tutto il tempo disponibile; più è il tempo e più il lavoro sembra importante e impegnativo” - Cyril Parkinson

Moreno Mazzola